潍坊市司法局

潍坊市律师协会

关于印发《潍坊市律师业务案卷归档管理规定（试行）》的

通　　知

各县市区司法局、律师协会各县市区工作站、市直各律师事务所：

　　为加强对律师业务档案的监督管理，进一步规范律师业务档案，根据司法部、国家档案局《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》，结合我市律师行业实际，制定了《潍坊市律师业务案卷归档管理规定（试行）》。现印发给你们，请认真贯彻执行。

附:1、《潍坊市律师业务案卷归档管理规定》

　 2、潍坊市律师业务案卷样本　

　　      　　　　　　　　　　　　　2014年7月25日

潍坊市律师业务案卷归档管理规定（试行）

第一章 总 则

　　第一条 为使潍坊市律师事务所业务案卷归档管理规范化，根据《中华人民共和国档案法》，司法部、国家档案局《律师业务档案立卷归档办法》、《律师业务档案管理办法》及省厅、省律协有关律师业务案卷归档管理的要求，结合我市律师工作实际，制定本规定。

　　第二条 律师业务案卷是律师从事业务活动的真实记录，是国家重要的专业档案，具有重要的参考利用价值，立卷、归档、保管好律师业务档案是律师事务所的重要任务。

　　第三条 律师事务所应当设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员，负责律师业务档案的集中统一管理。

　　第四条 律师事务所档案管理人员的职责是：

　　（一）指导、督促、检查律师对律师业务文书材料的收集、整理和立卷归档；

（二）保管和统计本所的案卷和有关资料，确保业务案卷及时归档，内容完备、规范；

　　（三）负责归档案卷的借阅、归还的登记管理，为律师开展业务提供服务；

（四）进行档案鉴定，并按照国家有关规定向同级档案局移交档案；

　　（五）接受主管司法局及同级档案局的业务指导、监督和检查，定期汇报档案工作情况；

　　（六）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。

第二章 案卷的立卷和归档

第五条　律师承办业务形成的文件材料，必须严格按照本办法规定的要求立卷归档。

　　立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。

　　第六条　律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。诉讼类包括刑事诉讼、民事诉讼、行政诉讼；非诉讼类包括法律顾问和其他非诉讼法律事务（仲裁属于非诉讼法律事务）；涉外类根据具体情况按前二类确定。

　　第七条　律师业务案卷按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

　　同一律师代理同一案件的一审、二审、再审，一般应合并立卷。

两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所律师合办的法律事务除外。

　　律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。

　　律师担任常年法律顾问，应做到一单位一年一立卷。

　　第八条　律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用钢笔、毛笔书写或用电脑打印、签发，要求字体整齐、清晰。

　　第九条　下列文书材料，不必立卷归档：

　　（一）委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等；

（二）没有参考价值的信封；

（三）其他律师事务所委托代查的有关证明材料的草稿；

（四）未经签发的文电草稿，历次修改草稿（定稿除外）。

　　第十条　对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将其副本或复印件入卷归档。

　　第十一条　对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。

　　第十二条　律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列，具体顺序为：

　　（一）刑事案卷

1、律师事务所批办单；

2、收费凭证；

3、接待委托人谈话记录；

4、法律风险和权利义务告知书；

5、委托代理合同；

6、授权委托书；

7、阅卷笔录；

8、会见犯罪嫌疑人笔录；

9、委托人提供证据材料清单；

10、证据材料；

　　11、重大复杂疑难案件集体讨论记录；

　　12、起诉书、上诉书；

　　13、辩护词；

14、出庭通知书；

15、出庭函；

16、庭审笔录；

17、判决书、裁定书；

18、代收法律文书送达回证；

19、案件服务质量跟踪调查表；

20、办案小结。

　　（二）民事案卷

1、律师事务所批办单；

2、收费凭证；

3、接待委托人谈话记录；

4、法律风险和权利义务告知书；

　　5、委托代理合同；

6、授权委托书；

7、起诉书、上诉书或答辩书；

　　8、阅卷笔录；

　　9、会见当事人谈话笔录；

10、委托人提供证据材料清单；

11、证据材料；

12、重大复杂疑难案件集体讨论记录；

13、代理词；

14、出庭通知书、开庭传票或出庭通知记录；

15、出庭函；

16、庭审笔录；

17、判决书、裁定书、调解书；

18、代收法律文书送达回证；

19、案件服务质量跟踪调查表；

20、办案小结。

　　（三）法律顾问卷

　　1、聘请法律顾问协议或合同；

　　2、聘方基本情况介绍材料；

　　3、收费凭证；

　　4、办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和有关材料；

　　5、法律顾问年度工作报告或小结；

　　6、回访记录。

　　（四）其他非诉讼法律事务卷

　　1、委托合同；

　　2、收费凭证；

　　3、接待委托人谈话记录；

　　4、委托人提供的证据材料清单；

　　5、证据材料；

　　6、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；

7、回访记录。　　

第十三条　行政诉讼、仲裁案卷顺序参照民事诉讼卷排列。

　　涉外类案卷分别参照国内同类案卷顺序排列。

　　第十四条　代理侦查阶段法律事务、终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将办理结果、委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。

　　第十五条　律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。

　　第十六条　立卷人打印或用钢笔填写案卷封面、卷内目录，内容要整齐，字迹要工整。

　　第十七条　有关卷内文书材料的说明材料，应逐项填写在备考表内。

　　第十八条　承办案件日期以委托合同签订日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托合同的签订与办结日期为准。

　　第十九条　律师业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4纸，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

　　第二十条　案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上律师事务所封签，并在骑缝线上加盖律师事务所档案管理专用章。

　　第二十一条　律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。装订成册后由承办人根据有关规定提出保管期限，经律师事务所主任审阅盖章后，移交档案管理人员，并办理移交手续。

第三章　档案的接收和管理

　　第二十二条　档案管理人员接收案卷时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理，全部合格后，办理移交手续，在案卷封面左上角盖“归档”章。

随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

第二十三条　建立《业务案卷归档管理登记簿》，对已接收的案卷，按类别、年度顺序排列编号，绝密案卷单独编号。

《业务案卷归档管理登记簿》应载明：归档编号、案卷类别、收案日期、审批立案号、案件承办人、结案日期、案件办理结果（判决、调解、撤诉等）、案卷归档日期、保管期限、借阅人、借阅事由、借阅归还时间等内容。

　　第二十四条　同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管，合并保管原则是按时间顺序形成的后卷随前卷保管。

　　第二十五条　律师事务所应逐步建立电子化档案管理平台，形成案件利益冲突审查、立案审批、案件分流、办理、结案和归档管理的一体化管理模式。

第四章 档案的借调与查阅

　　第二十六条　律师事务所应建立律师业务档案借阅制度，实行档案借阅登记。借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限，因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。

第二十七条　人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出示正式查卷函件，经律师事务所主任同意后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的，应经主管司法局批准。借出时要查点清楚，办理正式借据，并限期归还。借出的档案不得转借给其他单位和个人使用。　

其他单位或个人一般不得借阅和查阅律师业务档案，因特殊情况必须查阅的，须由律师事务所报经主管司法局批准。

　　第二十八条　凡涉及国家机密或个人隐私的业务案卷，以及当事人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报主管司法局批准。

　　第二十九条　凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。

　　第三十条　对查阅或借出的律师业务档案，要及时催还。返还时如发现案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向律师事务所主任汇报并及时追查。

第三十一条　档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密，不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。

第五章 档案的保管期限

　　第三十二条　律师业务档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。

　　凡属于需要长远查考、利用的律师业务档案，列为永久保管。

凡属于在长时期内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档案，列为长期保管，保管期限为二十年至六十年。

　　凡属于在一般时间内需要查考、利用，作为证据保存的律师业务档案，列为短期保管，保管期限为五年至十五年。

　　列为长期或短期保管的律师业务档案，具体保管期限，由立卷人提出并报律师事务所主任决定。

　　第三十三条　律师业务档案的保管期限，从该项法律事务办结和终止后的下一年起算。

　　第三十四条　具体业务档案的保管期限，参照司法部、国家档案局制定颁布的《律师业务档案保管期限表》确定。

第六章 档案的鉴定和销毁

　　第三十五条　对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由律师事务所主任、档案管理人员和律师组成鉴定小组共同进行。

　　第三十六条　经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报主管司法局，经书面批准后予以销毁。

　　第三十七条　律师事务所应建立《档案销毁登记簿》。为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在《档案销毁登记簿》上签字。

第三十八条　律师事务所《业务案卷归档管理登记簿》、《档案销毁登记簿》、档案销毁批件列为永久保管。

第七章 档案的统计和移交

　　第三十九条 律师事务所应建立律师业务档案统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定向主管司法局及档案局报送档案管理工作基本情况统计表。

　　第四十条 律师事务所列为永久保管的档案，在本所保存十年。保存期满后，制作案卷目录（一式三份），按照档案局的有关要求，向同级档案局移交，对移交的档案，一律填写档案移出登记簿。

　　第四十一条 律师事务所组织形式变更时，应对律师业务档案进行清理，清理办法如下：

　　（一）撤销(注销)的律师事务所的档案，应由主管司法局代管，或向同级档案局移交。

　　（二）一个律师事务所划分为几个律师事务所的，划分前的律师业务档案由一个律师事务所代管或向同级档案局移交。

　　（三）几个律师事务所合并为一个律师事务所的，各律师事务所的档案应移交给合并后的律师事务所，或分别向同级档案局移交。

　　（四）律师事务所撤销、划分或合并时，没有办理完毕的律师业务事项，视情况移交给新的律师事务所继续办理，承办该项业务所形成的档案应由新的律师事务所加以保存。

第八章 档案的保护和防护

　　第四十二条　律师事务所档案室应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。

　　第四十三条　档案室要购置必要的档案存放设施，并确保档案存放专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案室内外存放易燃、易爆物品。

　　第四十四条　随卷归档的录音带、录像带、光盘等音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。

　　第四十五条　档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向律师事务所主任和主管司法局报告，并积极查找。

　　第四十六条 档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。

第九章 附 则

第四十七条 各县市区司法局和律师事务所可根据实际情况，制定补充规定。

第四十八条 本规定自印发之日起实施。